Studiebewijzen aanpassen

Schooladministratie 

Ingeschreven studenten of leerkrachten aan een onderwijsinstelling, dienen daar een eventuele wijziging van voornaam en/of geslachtsregistratie te melden. Door het inlezen van je nieuwe identiteitskaart stelt dat in principe geen probleem. Bestaande attesten of punten blijven behouden. 

Ook vóór een officiële wijziging van je voornaam en/of geslachtsregistratie mag je vragen naar een aangepast e-mailadres, studentenkaart, naamkaartje, enzovoort.  Voor heel wat officieuze én officiële communicatie kan er een eigen roepnaam en aanspreking gebruikt worden. Voor sommige officiële communicatie (bv. met de overheid) kan enkel de voornaam en geslachtsregistratie zoals vermeld op de identiteitskaart gebruikt worden.

Meer (praktische) informatie en tips lees je op de pagina schoolbeleid.  

Nieuw studiebewijs 

Sinds 1 september 2012 kunnen personen die in toepassing van de wetgeving betreffende de namen en voornamen een wijziging van hun naam of voornaam hebben verkregen, een verzoek indienen om hun studiebewijs (getuigschriften, diploma’s, certificaten, attesten) te laten vervangen door een nieuw studiebewijs. Dit voorkomt heel wat problemen in het eventueel verder studeren of bij het solliciteren. Hiermee werd één van de beleidsdoelstellingen uit het Gelijke Kansenbeleid van minister Pascal Smet gerealiseerd, met als doel het welbevinden van transgender personen te verhogen.  

Let op: de regeling voor vervanging van verloren of vernietigde studiebewijzen die voor dit decreet bestond, blijft van kracht voor de gevallen waar geen naamswijziging is gebeurd.  

Wettelijke basis  

• Voor nieuw studiebewijs basis-, secundair en volwassenonderwijs: Art. 57quater decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 – Artikel 254 codex secundair onderwijs – artikel 40bis decreet van 15 juni 2007 betreffende het volwassenenonderwijs. Voor meer info: contacteer Wouter Janssens via 0255/39560 of wouter.janssens@ond.vlaanderen.be 
• Voor nieuw studiebewijs hoger en universitair onderwijs: Artikel 85bis van het decreet van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs. 

De omzendbrief voor het basisonderwijs, secundair onderwijs, of volwassenonderwijsPDF; of de omzendbrief voor het hoger onderwijsPDF van de Vlaamse Minister van Onderwijs kan je steeds downloaden of uitprinten om aan je aanvraag toe te voegen.  

Decretale principes 

In het Decreet van 29 juni 2012 betreffende de noodzakelijke bepalingen voor de organisatie van het onderwijsPDF werd een regeling ingeschreven die houders van studiebewijzen na een naamswijziging een recht toekent op een nieuw studiebewijs met hun nieuwe naam. 

De regeling is van toepassing bij wijziging van voornaam en bij wijziging van familienaam in toepassing van de wet van 15 mei 1987 betreffende de namen en de voornamen.  

Toepassingsgebied 

De regeling is van toepassing op alle studiebewijzen die worden uitgereikt in basisonderwijs, secundair onderwijs en volwassenonderwijs: 

• Voor het basisonderwijs betreft het de getuigschriften basisonderwijs; 
• Voor het secundair onderwijs betreft het alle studiebewijzen vermeld in de omzendbrief SO 64 van 25 juni 1999: alle oriënteringsattesten, getuigschriften, studiegetuigschriften, certificaten en het diploma secundair onderwijs; 
• Voor het volwassenenonderwijs betreft het certificaten, deelcertificaten, diploma’s, getuigschriften en attesten. 

De regeling is ook van toepassing op alle studiebewijzen die worden uitgereikt in het hoger onderwijs, zoals alle diploma’s, diplomasupplementen en creditbewijzen. 

Welke documenten nodig voor aanvraag nieuw studiebewijs? 

Bij de aanvraag bezorgt de aanvrager volgende bewijsstukken:  

• De originele studiebewijzen die men wil laten vervangen; 
• De bewijsstukken die de naamswijziging aantonen; 

Indien de betrokkene minderjarig is, gebeurt de aanvraag door een persoon die het ouderlijk gezag uitoefent.  

Hoe nieuw studiebewijs aanvragen? 

De aanvrager dient de aanvraag in bij de onderwijsinstelling die het studiebewijs uitreikte. Indien deze onderwijsinstelling niet meer bestaat, kan betrokkene de aanvraag indienen bij de rechtsopvolger van deze onderwijsinstelling. De aanvraag wordt bij voorkeur per aangetekende brief verzonden, maar ook niet aangetekend verzonden aanvragen worden behandeld.  

De aanvraag kan ook bij het Departement Onderwijs en VormingExterne link worden ingediend. Het Departement Onderwijs en Vorming neemt in deze gevallen contact op met de onderwijsinstelling die het oorspronkelijke studiebewijs heeft uitgereikt, met het oog op de aflevering van een nieuw studiebewijs. In deze gevallen bezorgt de instelling het vervangende studiebewijs aan het Departement Onderwijs en Vorming, dat het op zijn beurt aan de aanvrager terug bezorgt.   

De onderwijsinstelling die het nieuwe studiebewijs uitreikt, vernietigt het te vervangen studiebewijs op een wijze die de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene eerbiedigt. Het nieuwe studiebewijs vermeldt:  

• Enkel de nieuwe naam van de houder; 
• De vermeldingen betreffende de studies die op het oorspronkelijke studiebewijs stonden; 
• De datum waarop het oorspronkelijke studiebewijs werd uitgereikt. 

De lay-out en het lettertype van het studiebewijs zijn van het moment van de nieuwe uitreiking. De nieuwe studiebewijzen worden aangetekend naar de betrokkene gestuurd.

Kostprijs

Zowel de onderwijsinstellingen als het Departement Onderwijs en Vorming mogen geen kosten aanrekenen voor de behandeling van de aanvraag.